Avrete sentito parlare di “How Google works” (“Come funziona Google” ed. Rizzoli Etas) dove Eric Schmidt, l’ex Ceo di Google (con Jonathan Rosenberg coautore), tra le altre cose, ci dispensa 9 consigli sulla gestione delle mail.
Argomento che mi ha sempre coinvolto.
I consigli dei due soloni digitali non avevano però fatto i conti con la Linea che, per parte sua, li smonta pezzo a pezzo.
Regola 1: Rispondi velocemente. Per Eric Schmidt, “
Ci sono persone su cui si può contare perché rispondono rapidamente, mentre altre no. La maggioranza delle migliori persone nonché delle più impegnate che conosciamo, agiscono velocemente e rispondono subito non solo a noi o a un gruppo ristretto di persone importanti, ma a tutti”.
Linea 1 – Non rispondere proprio. La richiesta che ti fanno, specialmente se urgente, sarà obsoleta nel giro di ore o di un giorno o due al massimo. Rispondi solo in caso di sollecito, che avviene una volta su dieci. Le altre 9 volte si saranno mossi diversamente, specialmente se era urgente.
Regola 2 - Quando scrivi un messaggio di posta elettronica, ogni parola è importante. L’obiettivo è non perdersi nella prosa e risultare chiari e cristallini. C’è un problema da esporre? È necessario definirlo con chiarezza.
Linea 2 – Una sacrosanta supercazzola ti potrà salvare il culo in più d’una occasione. Dai retta a un bischero: non disdegnare vacui paroloni e giri di parole astrusi.
Regola 3 - Fare pulizia è fondamentale. La casella di posta va tenuta pulita e ordinata, proprio come una scrivania. “
Quanto tempo perdi davanti alla inbox cercando di scegliere quale mail leggere per prima? Quante volte apri e rileggi una mail che invece hai già guardato?”
Linea 3 – Ricordi a 16 anni dove e come tenevi le scarpe, dove lanciavi i vestiti prima d’una doccia? L’ordine estremo è sintomo di vecchiaia, lascia che le tue mail si perdano in un archivio arruffato e adolescenziale e avrai risparmiato tutto il tempo necessario per metterle a posto. Poi, se serve, ci sarà sempre il pignolo di turno pronto a girarti copia della mail che non ritrovi.
Regola 4 - La legge del “LIFO”. LIFO è l’acronimo di “Last In, first out”, il mantra del perfetto gestore di caselle email. Iniziare dunque dalla mail in cima a tutte, quella più recente, e andare indietro una per volta, cercando di leggerle e risolverle (oltre che archiviarle) tutte. Il “LIFO” fa coppia con “OHIO” che significa “Only Hold It Once”, ovvero, ogni messaggio va visto e gestito una volta sola.
Linea 4 - Con una buona gestione dei mittenti riuscirai ad indirizzare in caselle d’archivio, o di spam meglio ancora, una bella fetta delle mail in arrivo. E se proprio non puoi rinunciare a un vezzoso acronimo spacciati per cultore dell’AIFO: All In Finally Out.
Regola 5 – Sei un router. E proprio come l’apparecchio che smista, spacchetta e instrada i dati, anche chi legge una email dovrebbe essere in grado di girare subito le informazioni in essa contenute a chi è interessato all’argomento.
Linea 5 - Quando chi ti scrive avrà imparato a conoscerti, capirà da solo che sarà meglio inserire anche altri per cc affinché il lavoro venga svolto o l’attività seguita. Al momento in cui i cc passeranno destinatari principali e tu in cc avrai vinto.
Regola 6 – Se usi il ccn chiediti perché. Mettere destinatari in “copia nascosta” significa avere qualcosa da nascondere. Dunque prima di farlo, rifletti. Sostiene Schmidt, è controproducente in una cultura professionale che deve basarsi sulla trasparenza. E questo vale anche per i messaggi email.
Linea 6 - Usa solo il copia nascosta quando mandi a decine di colleghi l’ultima barza, o la catena dell’invia questa mail ad altri 5 amici, o anche solo le renne cantanti a Natale.
Regola 7 - Vietato urlare. Se devi farlo, è meglio agire di persona, o al telefono. È troppo semplice farlo in un messaggio scritto.
Linea 7 - Quando scrivi un messaggio in maiuscolo a qualcuno che ti ha fatto innervare davvero ricorda, in fondo, di aggiungere “scusa avevo il caps lock inserito”.
Regola 8 - Mettiti sempre in condizione di seguire lo sviluppo di un compito segnalato via mail. Per non dimenticarti di un compito, rimanda a te stesso il messaggio in cui questo veniva descritto o la mail a cui rispondere.
Linea 8 - Fai capire appena puoi che non stai seguendo l’attività di cui ti chiedono e non per colpa tua. “Quale mail?”; “A me non l’hai girata” e “Ero per cc” le frasi più gettonate per uscirne. Dimenticati di un compito e il compito si dimenticherà di te.
Regola 9 - Lavora affinché le tue mail possano essere rintracciate rapidamente. Primo consiglio se c’è qualcosa di davvero importante che pensi ti servirà in futuro, rispediscilo a te stesso aggiungendovi qualche parola chiave che ti potrà essere utile quando userai il motore per ricercarla.
Linea 9 - Se proprio devi rispondere sii trasparente nelle tue mail, usa parole semplici e di uso frequente, come gestione, monitor, report, analisi operativa, tabella, file. Dopo una settimana saranno perdute per sempre come le cazzose lacrime nella fottuta pioggia. E sarai ragionevolmente salvo.
