Il punto Gmail

Avrete sentito parlare di “How Google works” (“Come funziona Google” ed. Rizzoli Etas) dove Eric Schmidt, l’ex Ceo di Google (con Jonathan Rosenberg coautore), tra le altre cose, ci dispensa 9 consigli sulla gestione delle mail. Argomento che mi ha sempre coinvolto.
I consigli dei due soloni digitali non avevano però fatto i conti con la Linea che, per parte sua, li smonta pezzo a pezzo.

Regola 1: Rispondi velocemente. Per Eric Schmidt, “Ci sono persone su cui si può contare perché rispondono rapidamente, mentre altre no. La maggioranza delle migliori persone nonché delle più impegnate che conosciamo, agiscono velocemente e rispondono subito non solo a noi o a un gruppo ristretto di persone importanti, ma a tutti”.
Linea 1 – Non rispondere proprio. La richiesta che ti fanno, specialmente se urgente, sarà obsoleta nel giro di ore o di un giorno o due al massimo. Rispondi solo in caso di sollecito, che avviene una volta su dieci. Le altre 9 volte si saranno mossi diversamente, specialmente se era urgente.

Regola 2 - Quando scrivi un messaggio di posta elettronica, ogni parola è importante. L’obiettivo è non perdersi nella prosa e risultare chiari e cristallini. C’è un problema da esporre? È necessario definirlo con chiarezza.
Linea 2 – Una sacrosanta supercazzola ti potrà salvare il culo in più d’una occasione. Dai retta a un bischero: non disdegnare vacui paroloni e giri di parole astrusi.

Regola 3 - Fare pulizia è fondamentale. La casella di posta va tenuta pulita e ordinata, proprio come una scrivania. “Quanto tempo perdi davanti alla inbox cercando di scegliere quale mail leggere per prima? Quante volte apri e rileggi una mail che invece hai già guardato?”
Linea 3 – Ricordi a 16 anni dove e come tenevi le scarpe, dove lanciavi i vestiti prima d’una doccia? L’ordine estremo è sintomo di vecchiaia, lascia che le tue mail si perdano in un archivio arruffato e adolescenziale e avrai risparmiato tutto il tempo necessario per metterle a posto. Poi, se serve, ci sarà sempre il pignolo di turno pronto a girarti copia della mail che non ritrovi.

Regola 4 - La legge del “LIFO”. LIFO è l’acronimo di “Last In, first out”, il mantra del perfetto gestore di caselle email. Iniziare dunque dalla mail in cima a tutte, quella più recente, e andare indietro una per volta, cercando di leggerle e risolverle (oltre che archiviarle) tutte. Il “LIFO” fa coppia con “OHIO” che significa “Only Hold It Once”, ovvero, ogni messaggio va visto e gestito una volta sola.
Linea 4 - Con una buona gestione dei mittenti riuscirai ad indirizzare in caselle d’archivio, o di spam meglio ancora, una bella fetta delle mail in arrivo. E se proprio non puoi rinunciare a un vezzoso acronimo spacciati per cultore dell’AIFO: All In Finally Out.

Regola 5 – Sei un router. E proprio come l’apparecchio che smista, spacchetta e instrada i dati, anche chi legge una email dovrebbe essere in grado di girare subito le informazioni in essa contenute a chi è interessato all’argomento.
Linea 5 - Quando chi ti scrive avrà imparato a conoscerti, capirà da solo che sarà meglio inserire anche altri per cc affinché il lavoro venga svolto o l’attività seguita. Al momento in cui i cc passeranno destinatari principali e tu in cc avrai vinto.

Regola 6 – Se usi il ccn chiediti perché. Mettere destinatari in “copia nascosta” significa avere qualcosa da nascondere. Dunque prima di farlo, rifletti. Sostiene Schmidt, è controproducente in una cultura professionale che deve basarsi sulla trasparenza. E questo vale anche per i messaggi email.
Linea 6 - Usa solo il copia nascosta quando mandi a decine di colleghi l’ultima barza, o la catena dell’invia questa mail ad altri 5 amici, o anche solo le renne cantanti a Natale.

Regola 7 - Vietato urlare. Se devi farlo, è meglio agire di persona, o al telefono. È troppo semplice farlo in un messaggio scritto.
Linea 7 - Quando scrivi un messaggio in maiuscolo a qualcuno che ti ha fatto innervare davvero ricorda, in fondo, di aggiungere “scusa avevo il caps lock inserito”.

Regola 8 - Mettiti sempre in condizione di seguire lo sviluppo di un compito segnalato via mail. Per non dimenticarti di un compito, rimanda a te stesso il messaggio in cui questo veniva descritto o la mail a cui rispondere.
Linea 8 - Fai capire appena puoi che non stai seguendo l’attività di cui ti chiedono e non per colpa tua. “Quale mail?”; “A me non l’hai girata” e “Ero per cc” le frasi più gettonate per uscirne. Dimenticati di un compito e il compito si dimenticherà di te.

Regola 9 - Lavora affinché le tue mail possano essere rintracciate rapidamente. Primo consiglio se c’è qualcosa di davvero importante che pensi ti servirà in futuro, rispediscilo a te stesso aggiungendovi qualche parola chiave che ti potrà essere utile quando userai il motore per ricercarla.
Linea 9 - Se proprio devi rispondere sii trasparente nelle tue mail, usa parole semplici e di uso frequente, come gestione, monitor, report, analisi operativa, tabella, file. Dopo una settimana saranno perdute per sempre come le cazzose lacrime nella fottuta pioggia. E sarai ragionevolmente salvo.